Los clubes de rugby son fundados y desarrollados por personas que tienen el impulso de proporcionar una experiencia valiosa para su comunidad. Ellos tendrán una visión de su club en el futuro y este documento apunta a proporcionarles una guía simple de los pasos que es necesario dar para llegar a ella. Sin embargo, antes de empezar, deberán tener en cuenta los siguientes desafíos:

Los clubes son conducidos principalmente por voluntarios que frecuentemente tienen un tiempo limitado para dedicar al club.

Además, para realizar cambios se necesitan ciertas habilidades (comunicación, habilidades de venta o de gestión) y las personas que se ofrecen como voluntarios pueden no tener las habilidades necesarias.

Resumen de la construcción del Club del Futuro

La hoja de ruta es sencilla. En primer lugar, el líder, el grupo de liderazgo y los voluntarios deberán decidir y acordar una visión. Esta visión deberá expresar cómo quieren que sea el club dentro de dos o tres años.

A continuación, el club deberá definir en qué situación se encuentra actualmente. Esto pondrá de manifiesto lo que hay que cambiar para poder alcanzar la visión.

Luego habrá que elaborar un plan detallado. Todos los miembros del grupo deberán estar de acuerdo con el plan y comprender su papel en él.

El líder o el grupo de liderazgo tendrá que medir o monitorear el progreso para asegurarse de que se esté logrando lo que se ha propuesto.

PASO UNO

Acordar una visión

La visión debe tener sólo un par de frases y debe proyectar la imagen que se desea que tenga el club después de un período determinado. También debe medirse de alguna manera para que el club pueda decir “hemos alcanzado nuestra visión”.

Ejemplos de posibles visiones

• Ser un club orientado a la familia dentro de dos años, que atraiga a 200 jóvenes al club cada semana para entrenar y jugar.
• Desarrollar una sección de mujeres y niñas en el club que logre en dos años tener dos equipos de adultas y 75 niñas entrenando y jugando en el club.
• Dentro de dos años, nuestro club organizará las colonias de vacaciones más exitosas de la región y generará 10.000 libras esterlinas anuales para la renovación de la sede del club.

PASO DOS

¿Qué hay que cambiar?

El equipo directivo del club tendrá que analizar la posición en la que se encuentra actualmente y, a continuación, esto pondrá de manifiesto lo que se tiene que cambiar para poder alcanzar la Visión. También permitirá al grupo tomar una decisión: ¿disponemos de los recursos necesarios para realizar estos cambios?

La forma más sencilla de hacer esto es mediante un análisis FODA, en el que se examinan las fortalezas que tiene el club en la actualidad y que puede utilizar para alcanzar la visión, se examinan las debilidades que tiene para poder alcanzar la visión (lo que debe cambiar), se examinan las oportunidades que existen en la comunidad que podrían ayudarles (el Gobierno local apoya la salud y el deporte) y las amenazas para alcanzar la visión (la competencia).

Ejemplo de un visión y de los cambios que es necesario implementar

Nuestra visión:

Ser dentro de dos años un club orientado a la familia que atraiga al club 200 jóvenes cada semana para entrenar y jugar

Los factores que habría que analizar para alcanzar la visión son: las instalaciones, el equipamiento, los entrenadores, los sponsors, el marketing en la comunidad, los voluntarios y la cultura del club.

Análisis FODA de cada factor – ejemplos:

Instalaciones: Fortalezas: tenemos el espacio del campo y los vestuarios. Debilidades: parte del espacio está cubierto de vegetación. Oportunidades: tenemos un socio que tiene la maquinaria que necesitamos. Amenazas: el terreno a veces se inunda. Acciones: crear un pequeño grupo que se ocupe de esto.

Marketing. Fortalezas: tenemos buenas relaciones con las escuelas locales. Debilidades: no tenemos un grupo de marketing; nuestras redes sociales son pobres y el sitio web debe ser mejorado. Oportunidades: el Gobierno local está muy interesado en apoyar el desarrollo del deporte para los jóvenes. Amenazas: tenemos competencia de otros deportes. Acciones: crear un pequeño grupo con las habilidades necesarias que se ocupe de esto.

Voluntarios. Fortalezas: nuestro grupo de liderazgo se enfoca en atraer voluntarios para proyectos específicos utilizando las habilidades que tienen. Debilidades: tendríamos que atraer a nuevos voluntarios para este proyecto. Oportunidades: el club está integrado en la comunidad y tiene vínculos con posibles voluntarios. Amenazas: la economía está en una situación tal que la gente trabaja más horas y tiene menos tiempo para tareas de voluntariado.

PASO TRES

EJECUCIÓN DE LOS CAMBIOS

Después del análisis FODA sabrá qué debe cambiar en los próximos dos años.

El grupo de liderazgo tendrá que decidir a) en qué orden se pueden ejecutar los planes para cada factor (instalaciones, equipamiento, entrenadores, sponsors, etc.), b) quién participará en la ejecución del plan y si es necesario conseguir otros voluntarios part time. c) es necesario desarrollar un plan detallado para cada factor.

Desarrollo de un plan – ejemplo:

Vamos a suponer que el primer plan individual que el club quiere/necesita crear y ejecutar está relacionado con los sponsors de la sección mini y junior que aportarán los fondos para los cambios.

A esto le seguirán otros planes individuales sobre instalaciones, equipamiento, entrenadores, marketing, etc.

El plan SMART

Cada plan deberá ser SMART.

Específico: vamos a intentar encontrar un sponsor para la sección mini y junior que pague 5.000 libras esterlinas por año durante dos años. A cambio, los derechos de patrocinio servirán para dar a conocer la marca del sponsor y lo vincularán con potenciales clientes

Medible: sabremos que hemos tenido éxito porque podemos medir lo que queremos recaudar.

Alcanzable: creemos que podemos lograrlo porque contamos con un equipo de voluntarios experimentados, hemos hablado con empresarios y mujeres del club sobre el valor que podemos ofrecer y conocemos otros patrocinios similares en la región.

Relevante - sí, esto encaja con la visión a largo plazo.

Tiempo: tenemos que poner en marcha este patrocinio en un plazo de 6 meses.

El plan detallado

A continuación, habrá que elaborar un plan detallado para que todos los involucrados sepan qué van a hacer y cuándo

PASO CUATRO

Monitoreo de los planes

El líder o grupo de liderazgo tendrá la tarea de hacer el seguimiento del progreso de los cambios. Están trabajando con un fantástico equipo de voluntarios pero puede ocurrir que un voluntario tenga que dar un paso al costado debido a su vida familiar, que el voluntario necesite apoyo porque no tiene la experiencia necesaria o que ¡no entienda exactamente lo que se espera de él.

Cuando se logre cumplir la Visión, hay que celebrarlo y disfrutarlo ya que el trabajo realizado enriquecerá la vida de todos los miembros del club.