Les clubs sportifs qui réussissent sur le long terme reposent sur des finances durables. La gestion des finances est souvent un grand défi pour les clubs sportifs. Pour y parvenir efficacement, vous devez penser aux points suivants :

GÉRER L’ARGENT

Avez-vous mis en place les bons processus et pratiques pour vous aider à contrôler les finances de votre club ?

Bien que la gestion des finances quotidiennes de votre club sportif puisse sembler une tâche intimidante ou fastidieuse, c’est une partie essentielle de la gestion d’un club sportif réputé et pérenne.

1) Soyez organisé

• Établissez une routine qui vous convient pour garder le contrôle de votre argent d’un mois à l’autre.
• Vérifiez les comptes bancaires de votre club à la fin de chaque mois pour vérifier les entrées et sorties de fonds. S’il y a des différences, assurez-vous de comprendre pourquoi.
• Si vous avez un stock (par ex., le kit du club, les rafraîchissements ou le stock du bar), assurez-vous de tenir une comptabilité détaillée des stocks et de dresser des inventaires réguliers.

2) Gardez vos finances personnelles séparées

• Gardez vos finances personnelles séparées des fonds du club. Ne confondez pas votre argent ou l’argent du comité avec l’argent du club, au mieux cela prête à confusion, au pire cela peut conduire à une fraude.
• Conservez les reçus de toutes les dépenses et assurez-vous qu’elles sont conformes à la politique de votre club en matière de dépenses.

3) Ouvrez un compte bancaire

• La plupart des banques vous permettront de le faire en vous rendant dans une agence, par téléphone ou en ligne.
• L’utilisation d’un compte bancaire officiel, plutôt que du compte personnel d’un individu, favorise l’indépendance et la séparation entre le club et l’individu.
• Si possible (bien que cela ne soit pas toujours possible avec la banque en ligne), configurez votre compte de manière à exiger au moins deux signataires lors des paiements, car cela réduit le risque d’erreurs ou les possibilités d’activités frauduleuses.

4) Rapports annuels

• À la fin de l’exercice financier de votre club, vous devez préparer vos comptes annuels ; cette tâche est généralement effectuée par le trésorier du club.
• Une fois que vous avez préparé les comptes, vous devez demander à quelqu’un d’indépendant (c’est-à-dire qui n’est pas la personne qui les a préparés) de les examiner ; la personne qui examine les comptes doit avoir les connaissances et l’expérience financières appropriées pour le faire correctement.
• Si votre club est basé sur l’adhésion, vous devez publier vos comptes annuels (ou un résumé) pour que vos membres puissent y avoir accès - vous pouvez partager cela en utilisant le site web de votre club, le bulletin d’information, par courriel ou toute autre méthode qui fonctionne pour vous et votre club.

5) Communication et transparence

• Tenez tout le monde au courant de la situation financière du club. Publiez vos comptes annuels pour les membres si vous êtes un club fondé sur l’adhésion.
• Essayez de présenter des rapports simples pour que les autres puissent les comprendre.
• La transparence est un excellent moyen de promouvoir la confiance au sein de votre club et partager votre situation financière en est la clé, en particulier si vos members paient des cotisations et souhaitent savoir où va leur argent !

BUDGÉTISATION

Qu’est-ce qu’un budget ?

Un budget aide votre club à planifier un avenir financier sain. Il est généralement fixé pour une année à l’avance mais peut l’être pour des périodes plus courtes ou plus longues.

Le budget montrera :

• Le montant des revenus que votre club s’attend à recevoir l’année prochaine.
• Le montant que votre club prévoit de dépenser l’année prochaine.
• L’excédent ou le déficit prévu pour l’année suivante.

Budget à court terme

Examinez vos revenus et vos coûts pour l’année à venir. Cela vous permettra de rester concentré sur vos finances quotidiennes. Il peut être utile de ventiler ce budget en un budget trimestriel ou mensuel pour vous aider à assurer un suivi tout au long de l’année.

Budget à long terme

Examinez vos revenus et vos coûts sur une période plus longue, par exemple pour les 3 à 5 prochaines années. Cela vous aidera à planifier et à réaliser tout projet ponctuel que vous souhaitez entreprendre (par ex., le financement d’installations ou d’équipements). Vous pouvez créer une campagne de sponsoring ou de collecte de fonds pour financer ces changements.

L’élaboration d’un budget pour votre club sportif ne doit pas être une tâche ardue. Les points ci-dessous vous permettront de rester sur la bonne voie.

Avantages d’un budget

Garder les finances sous contrôle - En établissant un budget de club, vous devriez être en mesure d’identifier les difficultés financières potentielles avant qu’elles ne se produisent, par exemple si le budget montre que le club va devoir dépenser plus que ce qu’il reçoit, alors des plans peuvent être faits pour augmenter les revenus/réduire les coûts.

Éviter les mauvaises surprises - Si vous mettez en place une routine consistant à verifier régulièrement les performances financières réelles du club par rapport au budget, vous pouvez immédiatement identifier tout problème et faire des plans pour faire face aux coûts supplémentaires encourus ou aux recettes inférieures à celles prévues au budget.

Aider à prendre de meilleures décisions financières – Les dirigeants de votre club peuvent prendre des décisions concernant les dépenses futures en fonction des résultats de votre club par rapport au budget.

Aligner les objectifs du club - Le budget sera établi en fonction des objectifs stratégiques de votre club et nécessitera la participation de nombreuses personnes au sein de votre club. La participation de tous permet de s’assurer que vous travaillez à la réalisation des mêmes objectifs financiers et stratégiques !

Motivation - Un budget réaliste peut souvent motiver les clubs et les membres à atteindre leurs objectifs.

Qui doit être responsable de l’établissement du budget du club ?

Votre trésorier devrait assumer cette responsabilité. Il aura besoin de la contribution de tous - entraîneurs, formateurs, directeur général, membres de comité, etc. avant de finaliser le plan. Il est important d’obtenir l’approbation du budget annuel du club par la commission/équipe dirigeante.

Comment établir un budget ? (un exemple de plan est joint)

• Énumérez toutes les sources possibles de revenus que votre club reçoit
• Énumérez toutes les sources possibles de dépenses
• Établissez votre projet de budget en estimant les recettes et les dépenses pour chaque type de recettes/dépenses pour cette année en utilisant les sources d’information suivantes :
• Membres du club : entraîneurs, formateurs, directeur général, responsable des événements, responsable des installations (le cas échéant), membres de comité
• Toute nouvelle information financière concernant l’année à venir
• Examinez et modifiez le projet de budget en fonction des contributions des autres membres
• Soumettez votre budget pour approbation.

Résumé

• Examiner régulièrement, chaque mois ou chaque trimestre, les performances financières par rapport au budget. Comparer le budget actuel et prévisionnel
• Examiner toute variation
• Discuter des variations avec le membre concerné et obtenir des explications
• Prendre des mesures pour réduire les dépenses ou examiner les possibilités de générer davantage de revenus.