Los clubes deportivos exitosos en el largo plazo se basan en las finanzas sostenibles. La administración de las finanzas suele ser un gran desafío para los clubes deportivos. Para hacerlo de forma eficaz, hay que tener en cuenta lo siguiente:

LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO

¿Dispone de los procesos y prácticas adecuados para ayudarle a controlar las finanzas de su club?

Si bien la administración de las finanzas cotidianas de su club deportivo puede parecer una tarea desalentadora o tediosa, es una parte vital de la gestión de un club Deportivo reputado y sostenible.

1) Organícese

• Establezca una rutina que funcione para usted para mantener el control del dinero mes a mes.
• Compruebe las cuentas bancarias de su club al final de cada mes comparándolas con lo que espera que haya ingresado y haya salido. Si hay alguna diferencia, asegúrese de entender el motivo.
• Si tiene existencias (por ejemplo, material del club, refrescos o el stock del bar), asegúrese de llevar un registro detallado de las mismas y de hacer un inventario periódico.

2) Mantener las finanzas personales separadas

• Mantenga las finanzas personales separadas de los fondos del club. No mezcle su dinero o dinero de la comisión con el del club, en el mejor de los casos produce confusión, en el peor podría llevar a un fraude.
• Guarde los recibos de todos los gastos y asegúrese de que se ajustan a la política de gastos del club.

3) Cree una cuenta bancaria

• La mayoría de los bancos le permitirán hacerlo en una sucursal, por teléfono u online.
• El uso de una cuenta bancaria formal en lugar de una cuenta personal promueve la independencia y la separación entre el club y la persona.
• Si fuera posible (aunque puede no ser con online banking) configure su cuenta de modo que se requieran al menos dos firmantes cuando se realicen pagos ya que esto reduce el riesgo de que se cometan errores o las posibilidades de que se produzcan actividades fraudulentas

4) Resumen anual de cuentas

• Al final del ejercicio financiero del club, debe preparar la rendición anual de las cuentas; esto normalmente lo hace el tesorero del club.
• Una vez preparadas las cuentas, debe pedir a alguien independiente (es decir, no la persona que las preparó) que las revise; la persona que las revise debe tener los conocimientos financieros y experiencia adecuados para hacerlo correctamente.
• Si su club está basado en los socios, debe publicar los resúmenes anuales (o un resumen) para que los socios puedan acceder a ellos; puede hacerlo a través de la página web del club, la newsletter, por correo electrónico o cualquier otro método que funcione para usted y el club

5) Comunicación y Transparencia

• Mantenga a todo el mundo al corriente de la situación financiera del club. Publique sus resúmenes anuales para los socios si es un club basado en la afiliación.
• Intente que sus informes sean sencillos para que los demás puedan entenderlos.
• La transparencia es una buena forma de fomentar la confianza en el club y compartir la situación financiera es fundamental para ello, sobre todo si los socios pagan cuotas y quieren saber a qué se destina su dinero.

CONFECCIÓN DE UN PRESUPUESTO

¿Qué es el presupuesto?

El presupuesto ayuda al club a planificar un futuro financiero saludable. Suele establecerse con un año de antelación, pero puede ser para períodos más cortos o más largos.

El presupuesto mostrará:

• Cuántos ingresos espera recibir su club en el próximo año.
• Cuánto espera gastar el club en el próximo año.
• El superávit o déficit previsto para el próximo año.

Presupuesto a corto plazo

Analice sus ingresos y egresos para el próximo año. Esto le permitirá centrarse en sus finanzas diarias. Puede resultarle útil desglosarlo en un presupuesto trimestral o mensual para ayudarle a llevar un control a lo largo del año.

Presupuesto a largo plazo

LoAnalice sus ingresos y gastos durante un periodo más largo, por ejemplo, los próximos 3 a 5 años. Esto le ayudará a planificar y, en su caso, a emprender proyectos puntuales (por ejemplo, la financiación de instalaciones o equipos). Puedes crear una campaña de patrocinio o recaudación de fondos para pagar los cambios.

Elaborar un presupuesto para su club deportivo no tiene por qué ser desalentador. Las áreas que se indican a continuación le ayudarán a seguir el camino.

Beneficios de un presupuesto

Mantener las finanzas bajo control: Al diseñar un presupuesto para el club usted debería ser capaz de identificar posibles dificultades financieras antes de que ocurran, por ejemplo, si el presupuesto muestra que el club va a necesitar gastar más de lo que ingresa, entonces se pueden hacer planes para recaudar más ingresos o para reducir los gastos.

Evitar sorpresas desagradables: si se establece una rutina de comprobación periódica de los resultados financieros reales del club contra el presupuesto usted podrá identificar inmediatamente cualquier problema y hacer planes para hacer frente a los costos adicionales incurridos o a la disminución de los ingresos presupuestados.

Ayuda a tomar mejores decisiones financieras: Los líderes del club pueden tomar decisiones sobre futuros gastos basándose en el rendimiento del club con respecto al presupuesto.

Alineación de los objetivos del club: el presupuesto se confeccionará alineado con los objetivos estratégicos del club y requerirá el aporte de muchas personas del club. La participación de todos ayuda a garantizar que se trabaje por los mismos objetivos financieros y estratégicos.

Motivación: Un presupuesto realista suele motivar a los clubes y a los socios a alcanzar sus objetivos.

¿Quién debe encargarse de confeccionar el presupuesto del club?

El tesorero debe responsabilizarse de eso. Necesitará los aportes de todos -entrenadores, preparadores físicos, gerente general, miembros de comisiones, etc.- antes de terminar el plan. Es importante obtener la aprobación del presupuesto annual del club por parte del consejo/equipo directivo.

¿Cómo se diseña un presupuesto? (se adjunta un esquema de ejemplo)

• Listar todas las posibles áreas de ingresos que recibe el club
• Listar todas las posibles áreas de egresos
• Establecer su proyecto de presupuesto estimando los ingresos y egresos de cada tipo de ingreso/egreso para este año utilizando las siguientes fuentes de información:
• Miembros del club: entrenadores, preparadores físicos, gerente general, director de eventos, gerente de las instalaciones (si corresponde), miembros de comisiones.
• Cualquier información financiera nueva del año en curso
• Revisar y modificar el proyecto de presupuesto después de los aportes de los demás miembros
• Presentar el presupuesto para su aprobación

Resumen

• Revisar periódicamente, mensual o trimestralmente, los resultados financieros contra el presupuesto. Comparar lo real con lo presupuestado
• Investigar cualquier variación
• Discutir las variaciones con el miembro correspondiente y obtener explicaciones
• Tomar medidas para reducir el gasto o revisar las oportunidades de generar más ingresos