Vue d’ensemble

La gestion d’événements est une compétence essentielle pour les clubs de rugby en raison de l’éventail potentiel d’événements qu’ils peuvent organiser tout au long de l’année. Ceux-ci peuvent aller de l’organisation d’un événement le jour du match à l’organisation d’un événement de collecte de fonds, tel qu’un dîner ou une journée de divertissement en famille.

Tous les évènements doivent être bien gérés afin d’en assurer le succès. La gestion d’un événement comporte quatre phases qui sont décrites ci-dessous.

Toutefois, avant la phase de planification, le club devra décider du groupe de personnes impliquées dans l’événement et des compétences dont elles auront besoin.

Définir l’événement - l’équipe gestionnaire devra se concentrer sur ces points dès le début.

Définir l’événement

l’équipe gestionnaire devra se concentrer sur ces points dès le début.

Quel est l’objectif ?

• Crée-t-il une visibilité/une notoriété pour le club dans sa communauté locale ?
• Est-il nécessaire d’augmenter le nombre de spectateurs les jours de match ?
• S’agit-il de créer un événement qui attirera les individus et les familles sur le terrain et leur offrira une journée de divertissement ?
• S’agit-il de générer un revenu ?

Quelle est la vision des parties prenantes ?

• Veulent-elles attirer 100 personnes ?
• Veulent-elles rencontrer 5 nouveaux sponsors potentiels ?
• Veulent-elles collecter les données de toutes les personnes présentes au match ?

Quel est le public ?

Le public variera en fonction de l’événement. Il est important de décider quel est le public potentiel afin que l’activité de marketing puisse le cibler.

Quelle est l’expérience client que vous souhaitez offrir ?

Il s’agit d’un aspect essentiel de l’événement, qui garantit que les participants passent un bon moment et reviendront à l’avenir.

Quel est le budget et la structure tarifaire de l’événement ?

Il faudra élaborer un budget de base comprenant le prix des billets, les autres revenus et les coûts.

Marketing et vente de l’événement

un plan devra être élaboré, comprenant les éléments suivants :

Élaboration du message marketing

L’équipe devra se demander pourquoi les gens viendront à l’événement, en d’autres termes, ce qu’ils « y gagneront » s’ils participent. Ce message pourrait être que l’événement est une journée ludique pour toute la famille, que vous pouvez regarder du sport avec vos amis ou que vous pouvez passer un bon moment en écoutant un groupe jouer..

Comment contacter ces personnes ?

Vous aurez besoin de savoir qui serait intéressé par votre événement, quel est le profil de ces personnes et où elles peuvent être contactées. Vous pouvez les cibler, en leur disant qu’il y a « quelque chose pour eux » s’ils participent à l’événement.

Quels canaux de marketing utiliseriez-vous ?

Vous devrez ensuite décider quels sont les meilleurs canaux de marketing à utiliser pour cibler votre public, notamment les suivants :

• Banderoles
• Affiches
• Dépliants
• Communiqué de presse
• Courriels types
• Publications types sur réseaux sociaux
• Bouche à oreille - tous les membres peuvent-ils être chargés d’inviter certaines personnes à l’événement, par exemple d’anciens joueurs ou des familles de la région ?

Plan opérationnel

Le déroulement de l’événement

Votre équipe dirigeante devra décider de ce qui se passera le jour même et de ce qui doit être préparé à l’avance pour garantir une excellente expérience client.

Le jour J - Que doit-il se passer le jour J ? Existe-t-il un programme des événements et quels sont les rôles et responsabilités de toutes les personnes impliquées ?

Une grande partie de ce qui se passe le jour même dépend des objectifs de l’événement. Par exemple, si le but est de collecter des données auprès de tous les participants à l’événement, le club devra décider comment y parvenir. Si l’objectif est de fournir une bonne expérience le jour du match, les organisateurs devront s’assurer que leurs bénévoles sont informés de leurs rôles. Par exemple, la signalétique est-elle bonne, les sièges sont-ils propres, la sonorisation est-elle informative, etc.

Évaluation

Ce qui a bien marché et ce qui n’a pas marché.

L’évaluation et le suivi. Il est essentiel de faire un bilan de la journée, de ce qui s’est bien passé, de ce qui n’a pas marché et de ce qu’il faudrait changer pour l’année prochaine.

Il est également essentiel que les informations recueillies soient exploitées - les personnes intéressées par une adhésion au club reçoivent-elles des informations, la personne qui a dit qu’elle pourrait être intéressée par le sponsoring du club a-t-elle laissé ses coordonnées et sera-t-elle contactée, l’ancien joueur qui a dit qu’il pourrait être intéressé par un poste d’entraîneur a-t-il été appelé après l’événement ?

EXEMPLE JOUR DE MATCH

Définir l’évènement du jour de match

Le club a décidé d’organiser un événement majeur le jour du match contre ses rivaux locaux.

Les objectifs de l’évènement sont :

• Attirer une foule de 300 personnes (la moyenne actuelle est de 140).
• Collecter les données des nouveaux participants et maintenir le contact avec le club via un bulletin d’information.
• Générer un revenu à partir des billets et du bar.
• Développer la notoriété du club dans la communauté locale.

Le public cible

Le club se concentrera sur les fans de rugby qui vivent localement, les familles qui vivent localement et les supporters de leurs rivaux venant de l’extérieur.

À quoi vont-ils s’attendre ?

Le club se concentrera sur l’expérience client. Il y aura une grillade à côté du club house, le bar sera ouvert, une courte session sera organisée sur le terrain de la deuxième équipe pour les enfants et les annonces publiques s’efforceront d’être informatives en raison des nouveaux clients présents.

Budget

Les billets seront de 5 £ pour les adultes et les enfants de moins de 16 ans pourront entrer gratuitement. Le budget marketing sera de 400 €.

Le message marketing

Les messages clés porteront sur a) le soutien de l’équipe locale contre ses rivaux locaux b) la convivialité et le plaisir de la journée pour la famille c) le plaisir d’un après-midi de sport avec un groupe d’amis.

Les canaux marketing

• Réseaux sociaux
• Bases de données du courrier électronique
• Journaux locaux - publier un article sur l’événement
• Site web - publier un article sur l’événement
• Une bannière dans la communauté locale
• Affiches
• Dépliants distribués dans la section junior
• Bouche à oreille.

Plan opérationnel

Toute l’équipe qui travaille sur l’événement doit savoir qu’il est important de créer une excellente expérience client, elle doit connaître son rôle le jour J et les installations du club doivent projeter une image forte - propreté, bonne signalétique, etc.

Évaluation

Ce qui a bien marché et ce qui n’a pas marché. L’évaluation et le suivi. Il est essentiel de faire un bilan de la journée, de ce qui s’est bien passé, de ce qui n’a pas marché et de ce qu’il faudrait changer pour l’année prochaine