Resumen

La organización de eventos es una habilidad importante para los clubes de rugby debido a la potencial gama de eventos que pueden organizar a lo largo del año. Estos variarán desde la organización de un evento el día de partido hasta la organización de un evento de recaudación de fondos, como una cena o un día de encuentro familiar.

Todos los eventos deben ser organizados para garantizar su éxito y la organización de los mismos posee cuatro fases que se describen a continuación.

Sin embargo, antes de la etapa de planificación el club deberá decidir qué grupo de personas estará involucrado en el evento y qué habilidades necesitará.

Definir el evento

el grupo a cargo de la organización deberá poner el foco en estos puntos desde el principio.

¿Cuál es el objetivo?

• ¿Crear visibilidad/conciencia de marca para el club en su comunidad local?
• ¿Necesidad de aumentar la asistencia el día del partido?
• ¿Crear un evento que atraiga a personas y a las familias al estadio y les proporcione un día de diversión?
• ¿Generar ingresos?

¿Cuál es la visión de las partes interesadas?

• ¿Quieren atraer a 100 personas?
• ¿Quieren conocer a 5 nuevos potenciales sponsors?
• ¿Quieren recoger los datos de todos los asistentes al partido?

¿Quién es el público?

El público variará dependiendo del evento. Es importante decidir cuál es la audiencia potencial para que la actividad de marketing pueda dirigirse a ella.

¿Cuál es la experiencia del cliente que desea ofrecer?

Este es un aspecto crítico del evento: garantiza que los participantes pasen un buen momento y vuelvan en el futuro.

¿Cuál es el presupuesto y la estructura de precios del evento?

Habrá que elaborar un presupuesto básico que incluya el precio de las entradas, otros ingresos y los gastos.

Comercialización y venta del evento

habrá que desarrollar un plan que incluya lo siguiente:

Desarrollo del mensaje de marketing

El equipo tendrá que pensar las razones por las que la gente acudirá al evento, es decir, ‘qué les aportará’ si vienen. Este mensaje podría ser que el evento es un día de diversión para la familia, que se puede ver un deporte con los amigos o que se puede entretener con una banda que está tocando.

¿Cómo contactar a esas personas?

Tendrá que saber quién está interesado en su evento, el perfil de las personas y dónde pueden encontrarse. Puede dirigirse a ellos, diciéndoles que hay ‘algo para ellos’ si asisten al evento.

¿Qué canales de marketing utilizaría?

Luego deberá decidir cuáles son los mejores canales de marketing para dirigirse a su público los cuales pueden incluir los siguientes:

• Carteles
• Pósteres
• Folletos
• Comunicados de prensa
• Plantillas de correo electrónico
• Plantillas de redes sociales
• Boca a boca: ¿se puede responsabilizar a todos los miembros para que inviten a determinadas personas al evento, por ejemplo, a exjugadores o a familias de la localidad?

Plan Operativo

La realización del evento

Su equipo de gestión tendrá que decidir lo que ocurrirá ese día y lo que hay que preparar de antemano para garantizar una gran experiencia a los clientes.

El día: ¿qué debe ocurrir ese día? ¿Existe un cronograma de eventos y cuáles son las funciones y responsabilidades de todos los participantes involucrados?

Gran parte de lo que ocurra ese día dependerá de los objetivos del evento. Por ejemplo, si el objetivo es recoger datos de todos los asistentes al evento, el club tendrá que decidir cómo puede lograrlo. Si el objetivo es ofrecer una gran experiencia el día del partido, los organizadores tendrán que asegurarse de que sus voluntarios estén informados sobre sus funciones. Por ejemplo, si la señalización es buena, si los asientos están limpios, si la información por parlantes es adecuada, etc.

Revisión

Qué anduvo bien y qué no.

La revisión y el seguimiento. Es fundamental que se haga una revisión de la jornada, de lo que ha salido bien, de lo que no ha salido bien y de lo que se cambiaría para el próximo año.

También es fundamental que la información recopilada sea utilizada: ¿se ha enviado información a las personas que estaban interesadas en afiliarse al club?, ¿la persona que dijo que podría estar interesada en patrocinar al club dejó sus datos de contacto y ha sido llamada?, ¿se llamó al exjugador que dijo que podría estar interesado en ser entrenador después del evento?

EJEMPLO DE DÍA DE PARTIDO

Definición de evento de día de partido

El club ha decidido organizar un gran evento de día de partido contra su rival local.

Los objetivos del evento son:

• Atraer a una cantidad de público de 300 personas (el promedio actual es de 140).
• Recopilar los datos de los nuevos asistentes y mantenerlos vinculados al club a través de una newsletter.
• Generar ingresos con las entradas y el bar.
• Dar a conocer la marca del club en la comunidad local.

La audiencia apuntada

El club pondrá el foco en los aficionados al rugby que viven en la localidad, en las familias que viven en la localidad y en los aficionados visitantes de sus rivales.

¿Qué esperarán?

El club pondrá el foco en la experiencia del cliente. Habrá una barbacoa junto a la sede del club, el bar estará abierto, habrá una breve sesión en la cancha del segundo equipo para los niños y el anunciador por parlantes se centrará en ser informativo debido a los nuevos clientes que concurrirán.

Presupuesto

Las entradas costarán 5 libras esterlinas para los adultos y los menores de 16 años podrán entrar gratis. El presupuesto de marketing será de 400 libras esterlinas.

El mensaje de marketing

Los mensajes clave girarán en torno a a) apoyar al equipo local contra sus rivales locales b) es un día familiar y divertido para la familia c) disfrutar de una tarde de deporte con un grupo de amigos.

Canales de marketing

• Redes sociales
• Bases de datos de correo electrónico
• Periódicos locales: publicación de un artículo sobre el evento.
• Sitio web: publicación de un artículo sobre el evento.
• Un cartel en la comunidad local.
• Pósteres
• Folletos distribuidos a través de la sección juvenil.
• El boca a boca.

Plan operativo

Todo el equipo que trabaje en el evento debe conocer la importancia de crear una gran experiencia para el cliente, debe saber cuál es su función ese día y las instalaciones del club deben proyectar una imagen sólida: limpieza, buena señalización, etc.

Revisión

¿Qué ha ido bien y qué no?

La revisión y el seguimiento. Es esencial que haya una revisión sobre el día, lo que fue bien, lo que no fue y lo que cambiarían para el año próximo.